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業務効率化の実例

2016-09-18

 子育て中の女性、介護をしている人、外国人、障がいのある方など、多様な人材が働ける社会へと日本は確実に変わり始めています。 
 
これらの人材が働きやすい会社になっていくためには、これまでと同じような仕事のやり方を続けていくのではなく、『業務の見直し』もとても大切です。 
 
 今回は、業務見直しで実際に残業時間を削減できた事例をご紹介します。 
 

 昨年、就業規則を新たに作ったある会社では、同時に『定額残業代制度も導入したい』というご希望がありました。 

定額残業代制度を導入するとき、最初に過去の残業時間の実績を確認します。 
そして、あまりにも残業時間が多い場合には、働き方の見直しをお願いします。 
 

それは、定額残業代制度は社員にとって不利益な制度変更になるからです。ですので、残業そのものを減らす取組みを行い、社員への不利益ができるだけ少なくなるような(定額残業代制度への同意を得られるような)状態を作っていただきます。
 
 その会社では、部署により月の残業時間が平均100時間程度と、過労死ラインを超えるのがあたりまえになっていました。社員自身も「残業をするのはあたりまえ」と考えていたようです。
 
そこで、全社員に次のことをやっていただきました。
 
①自分の仕事内容を1日、1週間、1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月、1年単位ですべて書き出す

②それぞれの仕事にどのくらいの時間をかけているかを書き出す

③これまで必要と思ってきたが、しなくても良い仕事はないかを確認する

④同じ仕事でもソフトを利用するなどして効率を良くできるものはないか確認する

⑤他の社員、他部署と重複しているものがないかを確認する

⑥上記を確認後、今度は一つ一つの仕事をするときに時間を意識して何分でできたかを記録する
 
正直言って、日常業務で目いっぱい忙しい中で、更に上記のようなことを行っていただくのは、とても大変だったと思います。
 
ですが、その効果は1年後に出ていました。
 
 先日、36協定の更新をするために直近3ヶ月の時間外労働の実績を確認したところ、見事にほとんどの社員の残業時間が労基法で定められている1ヶ月の上限45時間を下回っていました。
 
なぜこのような結果が出たのかというと、上記の業務見直し作業ももちろんありますが、社長がまず残業時間を減らす、ということを強く意識して、ことあるごとに社員に「早く帰るように」促していることがあります。
 
何かをやろうとするとき、トップがそれを後押しする姿勢というのがとても大切です。こちらの会社では、トップの意識と社員が具体的に自分の仕事を見直して効率化でき、更に自分の中にも「残業をするのがあたりまえではない」という意識が根付いてきたことが良い結果につながったのだと思います。
 
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 次の課題は、会社も社員も成長を続けるために、経営課題に対して社員ごとの目標をたて、成果を達成していく人事評価制度を実践していくことです。 

 

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